О компании
Лица «Комуса»
«Комус» сегодня
Новости
Фотогалерея
Мисс Комус - 2020
missoffice.jpg

Эпистолярный этикет

Предоставлено журналом Office Magazine

Интеграция отечественных компаний в просторы международного бизнеса предъявляет все новые требования желающим достичь карьерных вершин. Знание иностранного языка перестало значиться дополнительным навыком в ранге preferable, перейдя в статус required. Для тех, кто уже постиг азы эпистолярного жанра и желает усовершенствовать свои познания, OFM собрал самые актуальные правила и нововведения в области business correspondence.

Начнем, пожалуй, с того, что времена бумажных писем на официальных бланках в конвертах с печатью практически канули в Лету. Подобное оформление в наши дни актуально лишь для официальных запросов и повесток. А значит, потертые бланки оформления делового письма из ВУЗовского учебника продолжаем хранить разве что на добрую память о былом и навсегда ушедшем да на случай необходимости писать преисполненное официоза письмо в госорган.

Письмо на бланке

(адрес отправителя)
Beast and Beauty Ltd.,
45 Tverskaya str.,
Moscow,
Russia
(дата подготовки письма)
15 August 2012
(адрес получателя)
Best Partner Inc.
45 Leadenhall str.,
London,
England
Attention: Mr Scrooge McDuck

Dear Mr McDuck,
Thank for your letter of 19 July 2012. I have pleasure in sending you the documents as requested. Please find them attached.
If you have any questions feel free to contact me by e-mail.
I look forward to hearing from you soon.
Yours sincerely,

(подпись)
D.H. Muffin
Account Manager
(приложения)
Enc.

Письмо на «мыло»

1Почти вся деловая переписка в век повсеместного Wi-Fi и 4G ведётся посредством цифровых сообщений по электронной почте. Во-первых, они обладают очевидным преимуществом в виде молниеносной доставки адресату. Во-вторых, такие письма короче и «теплее» бумажных, да и по тону близки разговорной манере. В отличие от всегда формальных деловых писем на корпоративных бланках, электронные сообщения стилистически нейтральны. Они позволяют мгновенно обмениваться документацией в виде оцифрованных или распознанных приложений.
Кроме того, такой способ уже конкурирует с классическим и по степени защиты конфиденциальной информации. Как известно, во многих странах, а с 11 апреля 2011 года даже в России, официально признанной является электронная цифровая подпись документа. С помощью ЭЦП проводят торгово-закупочные процедуры на электронных площадках, таким образом повышая степень надежности проведения сделки. В последнее время ЭЦП является обязательным условием для участия во многих тендерах крупных государственных компаний.

Абракадабра

Развитие технологий и усовершенствование систем защиты информации не только ускоряют работу компаний, но и предъявляют все новые требования к навыкам их сотрудников. Новичку, еще не освоившемуся в дебрях делового сленга, придется несладко в первые дни работы. Хотя бы потому, что он будет вынужден оперативно отвечать на письма, полные акронимов (общепринятых сокращений) вроде IWBNI («хорошо бы») или лаконичного R («получено», от англ. received).
Между тем, нехватка лексикона и неопытность в области переговоров могут иногда нанести ущерб партнерским отношениям. Если вы чувствуете в себе неуверенность, лучше найти время на посещение курсов Business English, до того как вас уволят по причине профнепригодности. Поверьте, постичь азы искусства ведения переговоров полезно не только для грамотного ведения переписки, но и в целом для карьерного роста.

Юлия ТИМОФЕЕВА, кандидат филологических наук:
2«В связи с появлением на российском рынке большого количества компаний с иностранной долей участия не только топ-менеджерам, но и менеджерам среднего звена и даже специалистам приходится писать письма на английском языке.
Первая сложность, с которой сталкиваются сотрудники, – грамматика! Если перевод необходимых слов легко находят в Интернете, то подобрать правильную грамматическую конструкцию куда сложнее. Конечно, можно воспользоваться электронным переводчиком, но, к сожалению, и это не лучший вариант. Порой вместо грамотного перевода получается просто абракадабра.
Помимо лексических и грамматических сложностей есть наиважнейшая особенность российской корреспонденции, предназначенной для иностранцев. Экспаты, работающие на нашем рынке, отмечают невероятную грубость: зачастую письма от российских граждан звучат как приказы. При составлении письма важно помнить: то, что адекватно звучит на русском языке, при дословном переводе теряет необходимую стилистическую окраску. Так, русскоговорящие сотрудники, порой сами того не подозревая, очень обижают иностранцев, нарушая столь важную правильную коммуникацию в компаниях.
Кстати, многие топ-менеджеры определяют уровень владения иностранным языком у своих подчиненных исходя из скорости ответа на письма на английском языке. Например, один знакомый недавно признался: «Сразу видно, знает ли английский язык мой бухгалтер, если на ответ на стратегически важное письмо у него ушли сутки. При этом скорость ответа, очевидно, связана только с возможностью перевести мое письмо и написать ответ на английском языке».

Конечно, не стоит отдавать на откуп электронному словарю перевод вашего письма ключевому клиенту целиком. Однако рано или поздно возникает потребность справиться об иностранном эквиваленте того или иного термина. В этом случае обращение к «переводчику» придется как нельзя кстати.

Самые «продвинутые» электронные словари и онлайн-переводчики:


PROMT 9.0 принадлежит к новейшему поколению переводчиков.
Включает в себя комплектации:
Freelance для переводчиков-профессионалов,
Professional для корпоративных заказчиков,
Standard для работников малого бизнеса,
Promt 4U для домашнего использования.

ABBYY Lingvo
– словарь, который не только владеет разнообразными техническими терминами, но также поможет определиться с ударением и растолкует значение слова.

«МультиЛекс» – здесь вы найдете подробный перевод слова с транскрипцией и ударением, примерами, в которых оно употребляется, его синонимы и грамматические данные, а также звуковые примеры произношения.

translate.google.com – по многочисленным оценкам пользователей, Google является самым качественным среди прочих программ-переводчиков, как платных, так и бесплатных.

multitran.ru
– словарь хорош широчайшим спектром тематик (900 предметных областей), а также тем, что активно пополняется пользователями, а значит, богат самыми новыми терминами и оборотами.

www.translate.ru
– онлайн-версия переводчика Promt со всеми вытекающими плюсами и высоким качеством перевода.

Баркар.jpgАнастасия БАРКАР, эксперт, международный департамент возврата проблемной задолженности ведущей финансовой группы:

На начальных этапах общения, как принято в международной деловой практике, соблюдаются все «правила приличия» содержания электронного письма.
Пример:
Letter of Enquiry (письмо-запрос):
Dear Sirs,
We are representing a BCD Company Ltd, and we would like to engage your company for Certain Services . As we understand you have substantial experience in such issues.
Please advise if you are interested in cooperation on this matter. Further information will be provided upon your confirmation.
My contact details are below.
Best regards,
Mariya Ivanova
Expert/ Project manager
BCD Company Ltd
9 Floor, 8, 2nd Tverskaya str.,
Moscow, 123456, Russia
Phone: +7 (495) 789-45-61
ext. 234
Fax: +7 (495) 795-22-44
Mobile: +7 (916) 490-56-83
e-mail: Ivaniva_MV@bcd.ru


В дальнейшем, когда достигнуты все договоренности и начинается активная работа непосредственно по существу вопроса, все формальности отбрасываются в сторону в силу нехватки времени, и обмен информацией по электронной почте скорее напоминает общение в чате между достаточно широким кругом лиц.

Однако в любом случае крайне важно в общении с иностранными партнерами соблюдать следующие условия:

Всегда будьте вежливы.

При любых обстоятельствах, как бы вы ни были раздражены или возмущены поведением или особенностями ваших контрагентов, выражайте свои мысли с помощью конструкций:

Could you please... (do smth, advise, inform, perform, render, etc.) (Не могли бы вы…);

We would be grateful if you could… (Будем вам весьма признательны, если вы…).

Ecли необходимо акцентировать внимание на сроке, то можно использовать такие формуляры:

Your prompt reply will be appreciated (Будем признательны за быстрый ответ);

C
ould you please do smht asap (Не могли бы вы выполнить что-либо в самый ближайший срок);

We will be glad to receive your reply by COB (Close of Business) (Будем рады получить Ваш ответ до окончания рабочегодня).

Пишите четко и лаконично по существу вопроса
(в зависимости от того, что вы обсуждаете, выясняете и т.д.). Данное условие, кстати, актуально и для переписки на русском языке.

В официальных письмах наиболее часто можно встретить следующие сокращения и выражения:
Snail mail – обычная почта;
Currier service – курьерская почта;
Registered mail – заказное письмо;
To send smth. under separate cover – высылать что-либо отдельно от письма;
As printed matter – как печатное издание;
r.s.v.p. – письмо требует ответа;
p&p – наложенный платеж;
CWO – предоплата;
p.o.b. – абонентский ящик.

Акронимы, часто используемые в электронных письмах

AAMOF

As A Matter Of Fact

в сущности

AFAIK

As far as I know

насколько я знаю

BTW

By The Way

кстати

CU

see you

увидимся

F2F

face to face

наедине

FOAF

Friend of a Friend

из третьих рук

FYA

For Your Amusement

к вашей радости

FYI

For Your Information

к вашему сведению

HSIK

How Should I Know?

понятия не имею

IMO

In My Opinion

по моему мнению

IMHO

In My Humble (Honest) Opinion

по моему скромному мнению

IOW

In Other Words

иными словами

IWBNI

It Would Be Nice If

хорошо бы

KIS

Keep It Simple

говори проще

NRN

No Reply Needed

ответ необязателен

OS

Operating system

операционная система

OTL

Over The Line

сверх положенного

OTOH

On The Other Hand

с другой стороны

R

Received

получено

TFS

Thanks For Sharing

спасибо за ссылку

TIA

Thanks in Advance

заранее благодарен

WOBTAM

Waste of Bloody Time and Money

потеря времени и денег

WRT

With Respect To

с уважением к


Все возможные акронимы вы найдете здесь:

www.acronymfinder.com
www.all-acronyms.com

4Библиография:

«Предпринимательство без границ: деловое общение, переговоры, презентации», Сергей Франк
«Белка в колесе, или E-mail революция. Как справиться с электронной почтой, прежде чем она расправится с вами», Сонг Майк
«Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты», Саша Карепина
«Вашу мать, босс! Путеводитель по международной офисной жизни: сленг, общение, переписка», Николай Московцев, Сергей Шевченко
«Easy English for Business People. Деловой английский за месяц!», Евгения Карлова

Назад в раздел