Все на MICE

Предоставлено журналом Office Magazine

За аббревиатурой MICE скрываются заглавные буквы основных направлений делового туризма - встречи, поощрительные корпоративные мероприятия, конференции и выставки (Meetings, Incentives, Conferences & Exhibitions). В теории все красиво, на практике – сложно и недешево. Но самое интересное – не всегда целесообразно.

Компаний, готовых организовать любой каприз за ваши деньги развелось множество. Все горячо обещают «заботиться об имидже», «укреплять внутрикорпоративные связи» и «превратить поездку в незабываемый праздник».
Верить в столь размытые обещания весьма опрометчиво, потому что кроме профи в МICE-конторах трудятся и вчерашние студенты, и уволенные по причине бездарности пиарщики. Именно поэтому, прежде чем отдавать организацию выезда на аутсорс, стоит проверить надежность подрядчика, понять, какая форма корпоративной тусовки подходит именно вам, и прикинуть, стоит ли организовывать мероприятия самостоятельно.

Форма и содержание

MEETINGS
Что: протокольные визиты, деловые встречи, беседы и переговоры.
Зачем: мероприятия считаются эффективными как для продвижения отдельной компании, так и при освоении новых рынков или направлений деятельности.
Нюансы: важно правильно выбрать место и время проведения «акции», составить интересную программу, найти заинтересованную целевую аудиторию и безупречно организовать логистику.

INCENTIVES
Что: премиально-мотивационные поездки для работающей команды.
Зачем: инсентив-программы являются модным способом выразить благодарность за хорошую работу или поощрить лучших сотрудников. Практика показывает, что вложения в такие поездки себя оправдывают – улучшаются показатели, повышается лояльность к компании, сплачивается коллектив.
Нюансы: Нередко мероприятие совмещают с выставками, семинарами и тим-билдинговыми программами. В идеале оно должно быть тематическим, необычным и лишь отчасти деловым. А значит, требует творческого подхода.

CONFERENCES
Что: Конференции, конгрессы, симпозиумы.
Зачем: Призваны формировать имидж и репутацию компании. Акцентируют внимание участников на деловой привлекательности фирмы.
Нюансы: Невозможны без яркой, продуманной корпоративной составляющей: презентаций, программы для участников и гостей, сувенирной и печатной продукции, экскурсий, торжественных ужинов, спецоборудования для конференций и пр.

EVENTS
Что: туры и поездки, цель которых – посетить интересные компании международные события.
Зачем: событийный туризм – это уникальный шанс интегрироваться в значимые мероприятия из области спорта, культуры и искусства.
Нюансы: плотно завязаны на бронировании отелей и билетов в «горячий сезон», сотрудничестве с PR-службами и негибкими спортивными, культурными и прочими комитетами.

ЕXHIBITIONS
Что: выставки
Зачем: для демонстрации собственных достижений и поиска новых рынков сбыта.
Нюансы: организатору мероприятия придется искать выставочную площадку. Следить за оборудованием, сувенирными значками и буклетами. Продумывать развлекательную часть эвента (лотереи, шоу и пр.). Заниматься визовой поддержкой, авиабилетами, трансферами, экскурсиями, переводчиками. А после проведения выставки услышать, что не очень-то она была и нужна…

Свести баланс

Когда несколько лет назад грянул кризис, в первую очередь компании сократили издержки на корпоративы и MICE-мероприятия. Очень скоро стало понятно, что без них, можно прекрасно обойтись, а если уж очень приспичило, поручить организацию не агентству, а секретарю или эйчару. Попробуем выяснить, какой подход к организации и проведению «выездов» более экономичен.

Handmade

Селф-сервисом не брезгуют многие российские компании вне зависимости от размера и статуса. Все задачи по подготовке мероприятий, конференций или корпоративных туров выполняют секретари, кадровики или специально созданные для этого подразделения. Принципиальный отказ от работы с аутсорсерами убеждением, что привлечение посредников нецелесообразно и финансово невыгодно. Убеждение, кстати, вполне здравое. И вот почему:
- Связь между компанией и агентством будет осуществляться через секретаря и менеджера. Каждый из них может понять задачу по-своему. Результат в этом случае непредсказуем.
- Работать с MICE-фирмой – то же самое, что поручить организацию свадьбы мечты какому-нибудь агентству. В последний момент вам могут привести не те цветы, не те шары и китайские фонари желаний вместо живых голубей. Получить с горе-фирмы деньги за оказанные недоуслуги почти невозможно. Поэтому обращаться стоит только в проверенную и рекомендованную контору.
- Основная проблема большинства современных фирм, предоставляющих услуги – равнодушие к заказчику. Владельцем может быть пылкий и ответственный гражданин, но вот работники нередко оставляют желать лучшего. Они могут вовремя не подтвердить бронь билетов, заказать плохую гостиницу, плюнуть на корпоративную символику – и никто их за это не уволит, деньги-то получены! Другое дело ваш секретарь – попробуй он напортачить – тут же получит выговор или будет уволен.

Outsource

Из явных плюсов сотрудничества с профессионалами - избавление от лишних расходов на персонал, связанных с его неэффективным использованием. Кадровику или другому сотруднику, не являющемуся гуру в области делового туризма, приходится отвлекаться от выполнения прямых служебных обязанностей и тратить время на решение «непрофильных» задач: изучать предложения отелей и авиакомпаний, читать отзывы, контролировать бюджет, вести бухгалтерскую документацию и т.д. Однако не стоит забывать и о том, что представитель вашей компании, организующий тусовку на Мальте, тратит «свои деньги», в то время как агентство – чужие. Есть вероятность, что во втором случае вы столкнетесь с проблемой перерасхода бюджета, а то и банального воровства.
- Поручение бизнес-трипа несведущему сотруднику может привести к дополнительным денежным затратам или даже к срыву поездки. Особенно это касается организации крупных и логистически-сложных деловых мероприятий, конференций и корпоративов.
- У компании есть шанс избежать издержек, о которых она может даже не подозревать. Например, приобретая авиабилеты фирма всегда переплачивает, т.к. индивидуальным заказчикам авиакомпании выставляют цены априори более высокие, чем туроператорам и агентам. Но услуги подрядчика также не бесплатны (минимум 10 % от общей стоимости «банкета»).
- Услугами travel-агентов выгодно пользоваться, если в компании деловой туризм поставлен на поток: тогда будут и скидки, и бонусы, и меньше головной боли. Время от времени стоит все же мониторить рынок MICE-услуг: жизнь показывает, что даже очень лояльное агентство, прикормившись у постоянного клиента, вместо того чтобы давать скидку и баловать, начинает драть с него безбожные деньги по принципу «раз платит, значит может».

Ирина Стешко, директор MICE-компании:
«Большой плюс работы с агентством - возможность консолидации всех «элементов» мероприятия у одного оператора. Заказчик подписывает один договор с агентом и тем самым поручает ему все вопросы – с подрядчиками, артистами и прочими физическими и юридическими лицами. Важен и формат поездки. Например, круглый стол можно устроить и «своими руками», а вот если речь идет о конференции или инсентиве, лучше обратиться к профи».


Основы бизнес-туризма
Что нужно знать HR-ам, чтобы корпоративная поездка за рубеж удалась:

1. Определитесь с количеством человек. Для большой компании «туристов» выберите безвизовые страны (Турция, Египет, Израиль, Таиланд). Если для въезда в страну нужна виза (и таких, к сожалению, большинство), то получить ее для 100–200 человек дорого и энергозатратно: на каждого придется оформить пакет документов. Прежде чем начинать какие-либо манипуляции с организацией загрантрипа, убедитесь, что у сотрудников есть действующие загранпаспорта и проверьте срок их действия.

2. Максимальное количество участников корпоратива «за бугром» – 300 человек. В этом случае получиться вовлечь всех присутствующих в предполагаемые деловые игрища и укрепить командный дух. При желании можно собрать и 500, но тогда ждите разброда и шатаний.

3. Если вы решили поощрить какой-то отдел компании либо организовать поездку для топ-менеджмента, подойдет любая европейская страна: Франция, Чехия, Германия, Бельгия, Греция, Мальта, Испания и пр.

Иван Леваков, руководитель HR-отдела крупной строительной компании:
«В этом году мы вышли на новый рынок сбыта, причем весьма успешно. Начальство решило отблагодарить топ-менеджеров (14 человек) и отправить их на четыре дня в Италию, в качестве приятной опции предложив провести там тест-драйв Ferrari. Организовали все самостоятельно, без накладок и проблем. Руководителей среднего звена (35 человек) наградили поездкой в Австрию, где они катались на горных лыжах и занимались тимбилдингом. Единственное, что отдали на откуп соответствующей конторы – тимбилдинговые мероприятия».

4. Если собирается более ста человек, выбирайте отель минимум за полгода – иначе просто не получится поселить всех в один или соседние. Найдите возможность слетать в страну и лично посмотреть варианты. В серьезных гостиницах есть некое подобие квот на количество гостей из разных стран. Например, некоторые турецкие отели заселяют в равных долях немецких, турецких и русских гостей, поэтому, при всем желании не смогут разместить у себя всю команду целиком. Если мероприятие намечено на «несезон», обратите внимание на те страны, в которых в это время отели закрываются (Грецию, Мальту). Для масштабного заезда гостиница может открыться и работать только для вашей компании в течение нескольких дней, одарив при этом приличной скидкой.

5. Прибыв в отель с ревизией, проверьте, сможете ли вы реализовать задуманное (конференции, мероприятия, ужины, концерты) на его территории. Осмотрите все площадки и номера, оцените работу менеджеров и обслуживающего персонала. За 1–2 дня до корпоратива стоит отправиться туда во второй раз: проверить, все ли готово к приезду гостей.

6. Ограничьте алкоголь и заложите некую сумму на случай форс-мажорных обстоятельств. Известно, что в любой компании найдутся балагуры, которые не в состоянии вовремя сказать «стоп», тем более что расслабленная обстановка располагает к обильным возлияниям. Поскольку страховка не покрывает травмы, полученные в «состоянии нестояния», могут потребовать деньги на лечения нерадивых сотрудников. По этой же причине в Турции не стоит соглашаться на систему «все включено».

7. Будьте готовы предоставить отелю письмо о намерениях (что-то вроде гарантийного письма). Многие крупные гостиницы также просят предоставить видеозаписи прежних выездов, ведь гости – это тоже лицо отеля.

8. Проследите, чтобы перелет был без пересадок, а продолжительность поездки – минимум 3 дня. Придерживайтесь этого правила, если хотите, чтобы сотрудники действительно отдохнули, а не устали от корпоратива.

9. Уточните, какие штрафы предусмотрены для вас в договоре с отелем и авиакомпанией. По оценкам специалистов MICE-агентств, штрафы, уплачиваемые заказчиками выездных заграничных корпоративов, составляют порой от 15 до 20 % от всей стоимости мероприятия.

10. Фрахтовать отдельный самолет – дорогое удовольствие. Компании придется оплатить его стоянку в порту и проживание экипажа – от 12 до 30 человек. Дешевле будет воспользоваться услугами крупных туроператоров-чартеродержателей. Разделите вылетающих на группы по 30–50 человек и отправляйте разными рейсами. В этом случае и заселение в отель пройдет в 3–5 этапов, что существенно облегчит всем жизнь.