Современный офис

Сегодня много споров на тему – когда окончательно исчезнет офис и исчезнет ли вообще? Есть разные мнения на этот счет. Кто-то считает, что совсем скоро фриланс окончательно вытеснит офисную работу и офис станет просто не нужен. Есть примеры не только «свободных художников» и небольших фирм, но и крупных компаний – например, книжных издательств, работающих в удаленном режиме. Кто-то, наоборот, настаивает на том, что офис не умрет никогда, так как человек не сможет выполнять свою работу дома, не отвлекаясь, и – что самое главное – не сможет отказаться от ежедневного общения.
Как бы то ни было, уверенно можно сказать, что понятие офиса меняется и это происходит практически на наших глазах. Как только появляются новые схемы работы, меняется и наше представление о том, каким должен быть офис.

Оборудованные офисы

Оборудованные, или обслуживаемые, офисы (англ. serviced offices – обслуживаемые офисы) появились в 90-е годы XX века и предназначены были в первую очередь для тех, кто совершал деловые поездки в другие города и страны. Идея оборудованных офисов близка к идее гостиниц и состоит в том, что предприниматели могут пользоваться помещением любой необходимый срок – от нескольких часов до нескольких месяцев. В комнатах уже есть мебель и техника, они полностью готовы к работе. В холле вас встретит секретарь и сориентирует, как найти нужную компанию.
Вариантов в таких офисах, как правило, много: можно арендовать переговорную комнату для встречи с партнерами, можно оборудованное рабочее место или небольшой кабинет, если компания думает о выходе на новый рынок и пока не нашла подходящее помещение большей площади. Можно воспользоваться бизнес-гостиной с wi-fi– этот вариант чем-то похож на интернет-кафе с деловым уклоном.
Мода на оборудованные офисы быстро распространилась по миру – для многих это решение стало гораздо более приемлемым, чем работа в гостиницах и деловые встречи в кофешопах. В США, например, к аренде в таких офисах обращаются чаще, чем к аренде площадей в классических бизнес-центрах без ремонта и мебели.
Сейчас на международном рынке работает несколько компаний, сформировавших как глобальные, так и региональные сети оборудованных офисов.

«Третьи места»

Этот термин впервые употребил социолог Рей Ольденбург, имея в виду места социального притяжения, куда люди приходят, чтобы разорвать вечную цепь «дом–работа–дом». Сегодня это любые многофункциональные пространства, в которых можно посидеть в Интернете, почитать книгу, поработать над проектом, встретиться с заказчиками или посетить лекцию на интересующую тему, – не офис и не кафе, а их своеобразный симбиоз. «Третьи места» становятся популярными и в России. Все больше молодых талантливых специалистов не хотят «попадать в офисное рабство» и ищут способы самостоятельного заработка – отсюда массовый переход на фриланс и постоянный рост креативного класса.
Создатели «третьих мест» изобретают все новые и новые форматы: лофты, квартирные коворкинги, кафе, в которых платят не за еду, а за проведенное время, и заведения, работающие по принципу краудфандинга (посетители при выходе оставляют столько денег, сколько считают нужным).

Коворкинг – учимся строить комьюнити

Мода на коворкинг тоже пришла к нам с Запада. Большинство источников приписывают создание первого коворкинг-центра американскому программисту Бреду Ньюбергу.
Коворкинг (от англ. «работающие совместно») – форма организации работы, при которой несколько фрилансеров трудятся в одном помещении. У каждого из них есть свое рабочее место, при этом все могут воспользоваться общими зонами – кухней, переговорной комнатой, зоной отдыха. Изначально они трудятся над разными проектами, но постепенно начинают взаимодействовать – в процессе рождаются совместные идеи и проекты. Люди знакомятся, учатся друг у друга, проводят совместные мероприятия.
Суть классического коворкинга – в формировании сообщества интересных друг другу людей, их плодотворном взаимодействии. И в этом основное отличие коворкинг-центров от оборудованных офисов.
Коворкинг-центры могут быть как хаотично созданными (например, компанией единомышленников, где люди просто делят расходы на содержание офиса), так и специально организованными, когда аренда рабочего места является услугой.
Средняя стоимость закрепленного за арендатором рабочего места за рубежом – $200–300 в месяц. «Плавающее» место обойдется в $100. Кроме того, в большинстве коворкинг-центров действуют тарифы «один день» и «одна неделя», что удобно для приезжих или для тех, кто не определился, насколько ему подходит такой формат работы.
Обладатели ключей (key holders) могут появляться здесь и по будням, и по выходным. Часто доступ в коворкинг возможен 24 часа в сутки. Открываются и коворкинг-центры, ориентированные на узкую аудиторию – писателей, программистов, специалистов по рекламе. От особенностей аудитории зависит интерьер помещения – креативный или выдержанный в духе минимализма. Во многих коворкингах составляется расписание мероприятий, сами коворкеры охотно участвуют в различных тренингах, мастер-классах, семинарах и мероприятиях, направленных на нетворкинг.
Коворкинг развит в странах Европы и США – на это повлияло и то, что в кофейнях стали отключать розетки в залах, сократив таким образом количество тех, кто любит посидеть несколько часов с ноутбуком, заказав при этом одну чашку кофе. В последнее время западные коворкинг-центры формируют сети, развивают партнерские программы. Так, став резидентом коворкинга, например, в Канаде, можно бесплатно или со скидкой поработать в партнерских коворкинг-центрах в США.
Первый российский коворкинг-центр был открыт в 2008 году в Екатеринбурге, после этого они стали появляться в Москве и Петербурге. Интерес к коворкингу в нашей стране возник во время финансового кризиса, когда многие искали способы сэкономить на аренде офиса. Поэтому первые коворкинг-центры были чисто «техническими» – в них просто сдавались в аренду рабочие места, порой без дополнительных услуг. Постепенно стали появляться помещения, в которых упор делался на создание особой атмосферы для работы, нетворкинг и проведение мероприятий, интересных не только внутренней, но и внешней аудитории. Стоимость аренды рабочего места в Москве и Петербурге – от 5000 до 11 000 руб. в месяц.
Создатели коворкинг-центров прогнозируют, что через пару лет количество таких мест в мире достигнет 10 000, а в России – приблизится к 300.
Не так давно немецкий интернет-журнал Deskmag составил «портрет» идеального коворкинг-центра. Он, по мнению арендаторов, должен работать круглосуточно. 51% коворкеров предпочитают работать в open space, где находится не более 20 человек. Большинству нравится арендовать нефиксированное рабочее место, но при этом они отмечают, что в «идеальном коворкинге» должны быть разные варианты и тарифы, чтобы каждый мог выбрать наиболее подходящий для себя.

Hot desking – успей забронировать место!

Эксперименты с работой в офисе, и в частности с рабочими местами, продолжили создатели системы hot desking (от англ. hot desk – «горячий стол»). Само название происходит от hot bunking (от англ. bunk – «спальное место») – это явление, распространенное на кораблях. Моряки, находящиеся на вахте, не нуждались в спальных местах, поэтому таких мест на корабле меньше, чем количество человек в экипаже.
Систему «подвижных» рабочих мест западные компании начали практиковать в начале 90-х годов XX века. Суть hot desking в том, что количество рабочих мест в офисе гораздо меньше, чем количество сотрудников. Таким образом, несколько человек могут пользоваться одним рабочим местом в разное время, а компания существенно экономит. Ведь чем меньше человек одновременно находятся в офисе, тем меньше электроэнергии, воды, бумаги и одноразовых стаканчиков они используют. Само помещение может быть при этом рассчитано не на 2000 сотрудников, а на 1000, что позволяет сократить расходы на аренду, ремонт, мебель и технику. При этом некоторые места могут быть закреплены за конкретными специалистами.
Первыми такую схему внедрили консалтинговые компании, исходя из разъездного характера работы сотрудников – частых командировок и встреч на территории офисов клиентов.
Если hot desking грамотно организован, то сотрудники имеют доступ к интерактивному электронному расписанию в интранете и в любой момент могут забронировать себе стол. Некоторые рабочие места оборудованы компьютерами, на остальные можно приходить со своими ноутбуками. Для хранения личных вещей и документов предусмотрены специальные шкафчики, запирающиеся на ключ.
Для сотрудников западных компаний hot desking – привычная система. Но на российской почве, скорее всего, она будет приживаться еще долго. Мы слишком привыкли к тому, что у нас есть «свое» место в офисе, обставленное по нашему вкусу, личные вещи в тумбочке и компьютер, которым пользуемся только мы.

Если офис нужен только на час

Арендовать «офис на час» сегодня можно как в гостиницах, так и в бизнес-центрах. На рынке есть  различные предложения – от переговорной комнаты и конференц-зала до кабинета руководителя. Особой популярностью пользуются помещения, сдающиеся в почасовую аренду в центре города.
На Западе выбирают и резервируют переговорные комнаты с помощью системы онлайн-заказа. В форме можно указать нужную дату и время, необходимую технику (ноутбук, плазменную панель, проектор) и дополнительные услуги – кофе-брейк, например.
Кто приходит в «офис на час»? Если на Западе это иногородние бизнесмены и сотрудники крупных компаний, находящиеся в командировках, то в России – малый бизнес, частные консультанты, тренинговые агентства, организаторы различных курсов. Изначально они обратились к формату во время кризиса, но кризис прошел, а услуга не менее востребована. Некоторым крупным московским фирмам, не имеющим в Петербурге своего офиса, удобно проводить таким образом собеседования.
К сожалению, в России услуга порой привлекает и мошенников, в первую очередь низкой ценой – от 300 до 1200 руб. в час. Но управляющие компании стараются лишний раз перестраховаться и взять у «почасового» клиента копии всех необходимых документов.
Специалисты, работающие в этой сфере, советуют заранее посмотреть помещение и убедиться, что оно соответствует тому мероприятию, которое вы запланировали.

Самый экологичный офис в мире

Термин «виртуальный офис» в 1983 году ввел в обиход американский журналист Крис Керн, написав статью с одноименным названием. И хотя речь в его статье шла о портативных компьютерах как о своеобразных «виртуальных офисах», термин закрепился в бизнес-среде как название услуги.
«Виртуальный офис» предполагает, что компания не присутствует в офисе постоянно, а пользуется услугами по приему корреспонденции и переадресации звонков и может указать на визитках и на сайте адрес престижного бизнес-центра. Часто услуга подразумевает доступ в офисное помещение определенное количество часов в месяц.
В Великобритании есть целые бизнес-центры, занимающиеся обслуживанием только «виртуальных» клиентов.  Кроме того, там деятельность компаний, предоставляющих «виртуальные офисы», контролируется строже всего. Они обязаны фиксировать всю информацию о своих клиентах и при необходимости отправить все оставленные партнером инструкции по приему звонков и корреспонденции в правоохранительные органы.
Средняя стоимость «виртуального офиса» на Западе – от $70 в месяц.
Открытие «виртуального офиса» вместо классического помогает компаниям сократить  затраты на офис до 80%. Кроме того, виртуальный вариант может претендовать на звание самого экологичного офиса в мире. Подумайте только, сколько экономится  природных ресурсов, когда сотрудники фирмы не приезжают в офис и не тратят электроэнергию в течение дня.
На Западе этой услугой часто пользуются крупные компании – но не из экологических побуждений, а в период тестирования рынка в новом регионе. В России к «виртуальным офисам» обращаются при открытии имиджевых представительств в Петербурге или Москве.