Переезд лучше пожара

Предоставлено журналом Office Magazine

Не место красит человека, а человек место. Как обустроить новый офис и пережить переезд с наименьшими потерями средств и времени?

Американцы уверены, что квартиру надо менять раз в пять лет. Офисам переезды нужны чаще – фирма растет, реструктуризируется, ей требуются новые переговорные, бОльшие кабинеты и склады, более престижный район и т.д. Бывают и обратные ситуации – когда едут с Тверской в Бутово ради экономии. В любом случае офисные работники, подобно степным кочевникам, должны быть готовы в любой момент сняться с места, при этом сама фирма не должна выглядеть «сидящей на чемоданах». Предположим, что решение уже принято, дата назначена и отмашка дана. Что делать?

Все идет по плану

Что отличает переезжающий офис от цыганского табора? Табор знает, куда и зачем он кочует, сотрудники (а иногда и руководство!) – нет. Каждый раз, несмотря на тщательную подготовку к действу, сам процесс напоминает пожар в шапито во время наводнения. Необъяснимым образом теряются трижды переписанные коробки с важными документами. Все имущество офиса, пересчитанное и перемеренное, по всем расчетам влезавшее в три фуры, в эти самые три фуры влезать категорически отказывается, и приходится делать два рейса. Чтобы уберечь ясный разум, целые нервы и корпоративное имущество, нужен четкий план действий – от договора по аренде нового офиса до водворения на законное место фикуса-старожила. Каждый участок работ от начала и до конца контролирует один конкретный человек – не обязательно он сам сортирует документы или прокладывает сети, но отвечает за результат головой (а лучше деньгами). Памятуя о законах Паркинсона, лучше заложить небольшой запас как по времени, так и по деньгам – переездов без сюрпризов не бывает. И заранее расслабиться по поводу грядущих форс-мажоров – так или иначе, раньше или позже, с теми или иными потерями вы все равно переедете.

Грузчики и перевозчики

Выбор подходящей транспортной конторы, которая перевезет с места на место оргтехнику, директорский подарочный сервиз, старую мебель, документы, канцтовары, кактусы и аквариумы, – половина успеха. Вам нужны адекватные цены, оптимальная скорость, опыт и трезвые грузчики. Лучше всего ориентироваться на чей-то опыт или рекомендации, если нет – выбирайте среднюю по деньгам фирму. Самые дешевые конторы могут оказаться однодневками с возможным вагоном неприятностей за ваши деньги или неопытными новичками. Составляя договор о перевозке, учтите все нюансы – идет ли дополнительная плата за простой, за погрузку, за перемещение вещей по этажам без лифта и т.д. Солидные компании обеспечивают страховку мебели и оргтехники, упаковочные материалы, вывоз мусора, предварительный бюджет переезда и прочие блага цивилизации, но это удорожает услуги. Чтобы сэкономить, не теряя гарантии качества, приходится самостоятельно закупать пленку и картон, упаковывать вещи и забивать мусорные контейнеры.

Оптимизировать расходы поможет точный план действий и хронометраж процесса. Две машины и восемь грузчиков, как это ни смешно, обойдутся дешевле, чем одна машина и четыре грузчика, потому что загрузка-разгрузка будет идти непрерывно. Уберечь время сотрудников позволит план нового помещения, согласно которому мебель и оборудование будут разгружать сразу на положенные им места. Контролировать погрузку и выгрузку, следить за расстановкой мебели должны сотрудники фирмы с полной описью, накладными и прочая, дабы избежать печальных историй о затерявшихся по дороге мелочах, сломанных дверцах, трещинах на стекле и прочих дефектах, которые «так и были».

Случай из практики

Двое суток аккуратно паковали контрольно-аналитическую лабораторию – микроскоп, рефрактометр, кучу хим. посуды, бюретки и термометры. Все аккуратно уложили в коробки и отправили в контейнер. Однако таджики, нанятые шефом, аккуратно уложили примерно 150-килограммовые стальные кастрюли в контейнер (о чем их не просили) и раскрепили их коробками с лабораторным имуществом. Рефрактометр я реанимировал две недели. Микроскоп покупаем новый. Коробки с бюретками и термометрами выбросили.

Сергей, инженер

Картина, корзина, картонка

Упаковка ценной обстановки – процесс долгий, серьезный и обстоятельный. Если вы не выбросили коробки и пенопласт от оргтехники и компьютеров, это позволит вам с бОльшей вероятностью перевезти хрупкую технику в целости и сохранности. Если вы оказались непредусмотрительны, помогут коробки, бумага, мусорные мешки и прочая мягкая рухлядь, которой заполняется свободное пространство. Каждую коробку, пакет и т.д. обязательно подписываем и маркируем, чтобы не перепутать. И перехватываем несколько раз скотчем.

Хрупкие детали, зеркала, тарелки для СВЧ и другие нежные предметы упаковываем и перевозим отдельно. Стекла вытаскиваем из шкафов и обматываем пленкой, по одному или попарно. Для упаковки посуды пригодятся ненужные документы и распечатки – каждую тарелку и чашку заворачивают в бумагу, прежде чем сложить в коробку.

Сперва перевозят громоздкую мебель, которая позволит структурировать пространство, следом хрупкие вещи и оргтехнику, потом все остальное. Дорогую и ценную мебель лучше перевозить целиком, чтобы она не пострадала. Стандартные офисные столы и стеллажи можно разобрать, им от этого хуже не станет. Лучше поручить это представителям соответствующих компаний. Только учтите, что за сборку мебели придется платить дополнительно. Во избежание царапин и мелких повреждений полированную и кожаную мебель можно обмотать пленкой.

Растения, особенно высокие типа пальм и китайских роз, оборачивают в упаковочную бумагу, следя, чтобы листья и ветки были направлены вверх, а затем пакуют в оберточную пленку. Лучше не поливать их два-три дня до переезда, а на новом месте полить и добавить подкормку – это поможет им адаптироваться. Комнатные цветы перевозят на руках – целее будут.

Случай из практики

Переезжали проектной фирмой. Паковали все в коробки, даже шнуры к своим компьютерам скручивали, скотчили и подписывали. Подписывали абсолютно все! Самое важно было сохранить архив с проектами, проходящими экспертизу. Его упаковали и подписала в первую очередь. Неожиданно наш ГИП, главный инженер проекта, решил поместить туда же свои вещи, папки и документы. Все перепуталось, а  часть архива так и пропала.

Зоя, бухгалтер

Прощание с конторой

Самое главное при переезде – сохранить информацию: на компьютерах, жестких дисках, флешках. Если компания оставляет какую-то оргтехнику, надлежит тщательно очистить ей память и убедиться, что в принтере не осталось никаких «зависших» файлов. Все информативные документы пропустите через уничтожитель бумаг. Если что-то из техники вы не планируете забирать в новый офис, ненужное можно продать на интернет-барахолках.

Переезд – прекрасный повод избавиться от неудобной, некрасивой и старой мебели, компьютеров времен лихих 90-х, залежей древней документации, неизвестно кем забытых зонтов, перчаток, туфель и прочего неизбежно скапливающегося в любой организации хлама. Можно намекнуть шефу, что распродажа раритетов по демпинговым ценам позволит несколько сократить расходы по переезду – и людям польза, и перевозить меньше.

Из корпоративных ритуалов: можно поставить у выхода большую корзину, а сотрудников попросить написать обо всех проблемах на работе, неприятностях, ошибках и недовольстве коллегами, затем скомкать листы с «черным списком», выбросить их и забыть, чтобы не везти старые беды на новое место.

После того как вещи вывезены и техника снята, направьте самого внимательного сотрудника пройтись по всем помещениям и заглянуть во все углы – наверняка вы что-то забыли и оставили без присмотра. И, наверное, не забудьте пригласить клининг-менеджеров, чтобы оставить помещение чистым.

Случай из практики

Растянутую по офису сеть мы демонтировали, не разрезая. Витая пара была вынута из всех коробов и отрезана от розеток. В результате распутывания и упорядочивания получилась такая гидра капитализма, потому как из патч-панели мы ее не вырезали. В результате эта гидра вместе с панелью была витками уложена в коробку и благополучно перевезена на новое место.

Андрей, системный администратор

Новое место

Основной маневр на новом месте – сориентироваться. Где столовая, магазин и аптека, кто отвечает за телефонию, пропускную систему и уборку подъездов. Чтобы уменьшить путаницу, в первые дни можно повесить на двери кабинетов бумажные таблички с названиями отделов и фамилиями сотрудников, а на видном месте разместить план офиса и ключевых окрестностей, снабдив его нужными телефонами.

Распаковывать коробки и ящики тоже следует с полной описью, чтобы сразу представлять себе масштабы ущерба. Если у вас ничего не разобьется, не помнется и не потеряется – вы самый везучий офис в Москве! Поэтому совет: самое ценное – это информация. Если вы продублируете всю важную для вас информацию на электронном или бумажном носителе (в крайнем случае отксерите, сфотографируете или отправите себе же по е-мейлу), ваши шансы продолжить работу раньше всех и с того места, на котором вы остановились до переезда, повышаются больше чем вдвое.

Распаковывание и размещение вещей надлежит закончить как можно скорее. Нет ничего более постоянного, чем временные трудности: если вы в считанные дни не закончите перестановку, вы рискуете месяцы, а то и годы сидеть на коробках и искать самые нужные вещи в самый неподходящий момент.

В первые дни, пока все еще не устоялось, можно поиграть с расположением мебели и столов, уговорить соседей поменяться комнатами. Самое время подумать над дизайном интерьеров, новыми картинами, плакатами, кухонной посудой и полезными привычками.

Выбирая себе новое место, важно учесть все факторы – не сквозит ли из окна, не задевают ли вас дверью, не придется ли вам постоянно оказываться в центре движения, передавать бумажки от принтера или в ксерокс, отвечать на звонки (хотя вы и не секретарша). Убедитесь, что вам удобно, все нравится, соседи устраивают, и вид из окна радует взгляд. Расставьте на столе и полочках милые маленькие вещицы из прошлого офиса – это придаст новому «дому» уюта.

Еще один важный и интересный момент: когда выяснится, где будет твой отдел, забить место под свой стол. Чтоб у окошка и чтоб вентилятор, гад, не морозил. А столы и шкафы поставить так, чтобы в ваш отдел не засунули еще кого из других для уплотнения, а то «и так дышать нечем!». Но хочу сказать, что, видимо, из-за того, что переезжала проектная фирма и мы, как архитекторы, заранее распланировали, как будет стоять мебель в помещениях, к работе народ приступил очень быстро.

Евгения, архитектор

А когда все хлопоты наконец завершатся, устройте веселый корпоратив. Переезд закончился, и вы его пережили. Ура!

Что почем

Вариант бюджетный (15 000 руб. / 20 мест)

Защитная пленка: от 7 руб. за метр. Коробки картонные – от 29 руб. за штуку. Скотч – от 35 руб. за рулон. 2 грузчика + «Газель» – 700 руб./час. Проблемы – за счет заказчика.

Вариант оптимум (30 000 руб. / 20 мест)

Вызов оценщика (500 руб.), водителей, грузчиков, расходы на дорогу (10 000–15 000 руб. за рейс), монтаж, демонтаж и установку оргтехники (10 000 руб.), такелаж негабаритных грузов, погрузку-разгрузку коробок, разборку/сборку и установку мебели, вывоз мусора (5000 руб.).

Вариант дорогой (100 000 руб. / 20 мест)

К перечисленному добавляется особо бережная упаковка специальными материалами, транспортировочными одеялами, гарантия сохранности имущества и ответственность за мелкие форс-мажоры вроде поломки лифта или пробок в центре.